BDO Belgia
Kim jest i dlaczego warto rozważyć ich usługi dla polskich firm
to część międzynarodowej sieci doradczej BDO, specjalizującej się w księgowości, podatkach, płacach i usługach doradczych dla przedsiębiorstw. Dla polskich firm planujących wejście na rynek belgijski lub już działających w Belgii, współpraca z lokalnym biurem BDO oznacza dostęp do ekspertów znających specyfikę prawa podatkowego i prawa pracy w Belgii oraz praktyczne doświadczenie w obsłudze klientów międzynarodowych. W praktyce oznacza to wsparcie nie tylko w podstawowej księgowości, ale też w interpretacji lokalnych regulacji, rejestracji VAT, raportowaniu UBO czy reprezentacji przed urzędami.
Główne atuty, które czynią atrakcyjnym partnerem dla polskich przedsiębiorstw, to połączenie lokalnej wiedzy z globalnym zapleczem. Firmy te dysponują zespołami doradców i księgowych, którzy rozumieją mechanizmy transgraniczne: rozliczenia VAT w handlu UE, zastosowanie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, transfer pricing czy skutki zatrudnienia pracowników delegowanych. Dzięki temu polski inwestor szybciej unika kosztownych błędów i minimalizuje ryzyko kar za nieprawidłową obsługę podatkową.
W praktyce współpraca z to też korzyści operacyjne: dostęp do nowoczesnych narzędzi księgowych i rozwiązań digitalowych, możliwości prowadzenia komunikacji w językach urzędowych oraz po angielsku, a także wsparcie przy formalnościach takich jak rejestracja spółki, zakładanie oddziału czy zgłoszenia VAT. To istotne, gdy zależy nam na szybkim i płynnym wejściu na rynek bez konieczności budowania od podstaw lokalnego zaplecza administracyjnego.
Dla polskich firm najbardziej przekonujące są zwykle konkretne korzyści: oszczędność czasu i kosztów, ograniczenie ryzyka prawnego oraz łatwiejsze prowadzenie transakcji transgranicznych. Jeśli Twoja firma rozważa ekspansję do Belgii lub już działa tam sezonowo, warto rozważyć ofertę jako rozwiązanie łączące lokalne kompetencje, międzynarodowe doświadczenie i praktyczne wsparcie w obszarach księgowości, podatków i płac.
Zakres usług BDO w Belgii: księgowość, obsługa podatkowa, płace i compliance
Zakres usług BDO w Belgii obejmuje pełne wsparcie księgowe, podatkowe, kadrowo-płacowe oraz szeroko rozumiane compliance — zaprojektowane tak, by polskie firmy mogły skoncentrować się na rozwoju, a nie na lokalnych wymogach prawno-podatkowych. prowadzi zarówno bieżącą księgowość i raportowanie zarządcze, jak i przygotowanie sprawozdań finansowych zgodnych z belgijskimi przepisami oraz ich złożenie w rejestrze KBO/BCE. Do usług księgowych należy także kontrola przepływów, rozliczenia z kontrahentami i przygotowywanie zestawień VAT oraz raportów Intrastat dla firm handlujących towarami w UE.
Obsługa podatkowa to nie tylko sporządzanie deklaracji CIT i VAT. BDO oferuje analizę podatkową i planowanie podatkowe dostosowane do struktury grupy (w tym optymalizacje dotyczące opodatkowania holdingów, rozliczeń transgranicznych i unikania podwójnego opodatkowania). Eksperci przygotowują również dokumentację cen transferowych, wnioski o interpretacje (ruling) oraz doradztwo przy korzystaniu z lokalnych ulg i zachęt (np. ulgi innowacyjne czy preferencje dla IP), co jest szczególnie istotne przy wejściu na belgijski rynek.
Płace i kadry w Belgii charakteryzują się specyficznymi obowiązkami: miesięczne listy płac, rozliczenia składek społecznych (DMFA), zgłoszenia pracowników (Dimona), zaliczki podatkowe oraz roczne deklaracje. BDO zajmuje się pełnym outsourcingiem płac — od prowadzenia ewidencji czasu pracy i przygotowania pasków płac, przez raportowanie do organów ubezpieczeń społecznych, po obsługę rozliczeń dla expatów i rozwiązań relokacyjnych. Dla polskich pracodawców ważne jest, że BDO pomaga także w interpretacji lokalnych regulacji dotyczących umów o pracę, urlopów, nadgodzin i obowiązków pracodawcy wobec organów kontrolnych.
Compliance i obowiązki raportowe to kolejny kluczowy obszar: rejestracja VAT i rozliczenia VAT (w tym OSS dla sprzedaży transgranicznej), raportowanie UBO, obowiązki AML/KYC, składanie rocznych sprawozdań do KBO/BCE oraz współpraca przy audytach i kontrolach urzędowych. BDO pomaga wdrożyć procedury wewnętrzne, systemy kontroli i harmonogramy raportowania, które minimalizują ryzyko kar i opóźnień — szczególnie przy transakcjach międzynarodowych i rozliczeniach między spółkami matką a filią.
Dla polskich firm największą wartością współpracy z BDO jest połączenie lokalnej wiedzy z doświadczeniem międzynarodowym: pomoc w rejestracji spółki i VAT, wsparcie przy negocjacjach podatkowych, bieżące prowadzenie ksiąg oraz kompleksowa obsługa płac. Jeśli celem jest szybkie i zgodne wejście na rynek belgijski, BDO zapewnia zarówno operacyjne wdrożenie, jak i strategię podatkowo‑księgową redukującą ryzyka i koszty.
Koszty współpracy z — modele rozliczeń, orientacyjne stawki i ukryte opłaty
Koszty współpracy z zależą przede wszystkim od wybranego modelu rozliczeń i zakresu usług — rachunkowość, prowadzenie płac, rozliczenia VAT czy doradztwo podatkowe mogą być fakturowane godzinowo, w formie stałej miesięcznej opłaty (retainer) albo jako jednorazowe rozliczenia projektowe. Dla małych i średnich polskich firm najczęściej spotykane są pakiety miesięczne obejmujące księgowość i podstawową obsługę podatkową, natomiast prace doradcze i optymalizacje rozliczane są osobno. Przy planowaniu budżetu warto uwzględnić, że działa w segmencie profesjonalnego doradztwa — stawki będą zwykle wyższe niż u najmniejszych biur lokalnych, ale w zamian otrzymuje się pełen compliance i dostęp do międzynarodowej sieci ekspertów.
Orientacyjne stawki (EUR) — podkreślam, że to tylko widełki orientacyjne: podstawowa miesięczna obsługa księgowa dla prostej spółki może zaczynać się od około 200–700 EUR/mies. Obsługa płac to zwykle 15–50 EUR/etat/mies. (w zależności od zakresu i częstotliwości), a stawki godzinowe doradców podatkowych w BDO mogą mieścić się w przedziale 100–250 EUR/godz. Rejestracja VAT, założenie spółki i przygotowanie dokumentacji UBO to często jednorazowe opłaty rzędu kilkuset do kilku tysięcy EUR, w zależności od stopnia skomplikowania i konieczności zaangażowania notariusza czy tłumaczeń.
Ukryte opłaty i dodatkowe koszty — przy negocjowaniu umowy z BDO warto zapytać wprost o wszystkie potencjalne koszty poza podstawowym fee: opłaty za oprogramowanie księgowe lub integracje systemów, tłumaczenia i uwierzytelnienia dokumentów, koszty notarialne przy zakładaniu spółki, opłaty rejestracyjne, przygotowanie sprawozdań rocznych i ewentualny obowiązkowy audyt (który znacząco podnosi koszty). Również kary za zaległości podatkowe i koszty reprezentacji w kontroli fiskalnej nie zawsze są uwzględnione w standardowym pakiecie.
Jak ograniczyć niespodzianki i negocjować cenę — przed podpisaniem umowy poproś o szczegółowy zakres usług i przykładową kalkulację kosztów na 12 miesięcy. Dobrą praktyką jest spisanie listy „co jest w cenie, a co extra” oraz ustalenie mechanizmu rozliczeń za pracę ponad standardowy scope. Pytaj o możliwości pakietowania usług (księgowość + payroll + VAT) i o ewentualne rabaty przy dłuższej współpracy. Przygotuj się także na porównanie kilku ofert — nawet renomowane firmy jak często oferują różne modele cenowe dopasowane do specyfiki klienta.
Checklista kosztów do potwierdzenia w ofercie:
- zakres usług objętych miesięczną opłatą;
- stawki godzinowe dla prac ad-hoc i doradztwa;
- jednorazowe opłaty za rejestracje, notariusza, UBO;
- koszty oprogramowania i integracji;
- warunki rozliczeń za kontrolę podatkową i reprezentację.
Jak wybrać doradcę podatkowego/księgowego w Belgii: kryteria, certyfikaty i doświadczenie BDO
Wybór doradcy podatkowego/księgowego w Belgii to decyzja strategiczna dla polskiej firmy: od niej zależy płynność rozliczeń VAT, poprawność payrollu i bezpieczeństwo w przypadku kontroli. , jako członek międzynarodowej sieci BDO, oferuje dostęp do lokalnej wiedzy połączonej z doświadczeniem cross‑border — ale przy wyborze warto działać metodycznie i sprawdzić kilka konkretnych kryteriów.
Certyfikaty i przynależność zawodowa — kluczowe rzeczy, które powinien potwierdzić każdy kandydat. Szukaj potwierdzeń członkostwa w belgijskich izbach zawodowych oraz uprawnień do prowadzenia audytów i doradztwa podatkowego. Ważne są też deklaracje dotyczące zgodności z RODO, ubezpieczenia OC zawodowego oraz standardy bezpieczeństwa informacji (np. certyfikaty związane z ochroną danych). Poproś BDO o wykaz konkretnych licencji i certyfikatów przydzielonych zespołowi, który miałby obsługiwać Twoją spółkę.
Doświadczenie branżowe i cross‑border — nie każdy księgowy zna specyfikę handlu międzynarodowego czy rozliczeń grup kapitałowych. Dla polskich firm kluczowe są umiejętności w zakresie rejestracji VAT, interpretacji umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz rozliczeń pracowników delegowanych. Zapytaj o referencje i studia przypadków dotyczące podobnych klientów z Polski oraz o kompetencje językowe (polski/angielski/francuski/holenderski) w zespole obsługi.
Praktyczne kryteria selekcji — przed podpisaniem umowy warto uzyskać jasne odpowiedzi na kilka pytań: kto będzie opiekunem projektu i jakie ma kwalifikacje; jakie narzędzia IT/portal klienta będą używane; jak wygląda model rozliczeń i co jest traktowane jako usługa dodatkowa; jakie są SLA dotyczące terminów i raportowania; oraz jak wygląda polityka przekazywania dokumentów i bezpieczeństwa danych. Transparentność w tych obszarach ogranicza ryzyko niespodzianek finansowych i operacyjnych.
Krótka checklista dla polskiej firmy: 1) zweryfikuj przynależność do belgijskich izb i posiadane licencje; 2) poproś o case studies i referencje z Polski; 3) sprawdź kompetencje językowe i strukturę zespołu; 4) potwierdź zgodność z RODO i zabezpieczenia IT; 5) uzgodnij szczegóły rozliczeń i ewentualnych ukrytych opłat. często spełnia wiele tych kryteriów dzięki sieciowej strukturze i lokalnym biurom, ale ostateczna decyzja powinna opierać się na dokumentach i rozmowie z przyszłym zespołem obsługującym Twoją firmę.
Proces nawiązania współpracy z — krok po kroku dla polskich firm (rejestracja VAT, spółki, UBO)
Pierwszy kontakt i wstępna analiza. Proces nawiązania współpracy z zaczyna się od bezpłatnej lub płatnej konsultacji, podczas której eksperci ocenią profil Twojej działalności, potrzeby podatkowe i zakres wsparcia (rejestracja spółki, VAT, płace, UBO). W tym kroku BDO przeprowadza standardowy KYC (know‑your‑customer) — prośba o dokumenty tożsamości właścicieli i dokumenty spółki, określenie planowanej działalności i szacunków obrotów. Dobrze jest przygotować opisy usług/produktów po angielsku/polsku oraz informacje o strukturze właścicielskiej, bo przyspieszy to cały proces.
Rejestracja spółki i wpis do KBO/BCE. Kolejny etap to formalne zarejestrowanie działalności w belgijskim rejestrze przedsiębiorstw (Kruispuntbank van Ondernemingen / Banque-Carrefour des Entreprises). BDO pomaga przygotować statut spółki, pełnomocnictwa i tłumaczenia uwierzytelnione (jeśli wymagane) oraz złożyć wniosek. Po zarejestrowaniu otrzymasz numer identyfikacyjny przedsiębiorstwa — konieczny do otwarcia konta bankowego i dalszych zgłoszeń. Często BDO może koordynować z lokalnym notariuszem i bankiem, co znacząco skraca czas założenia spółki.
Rejestracja VAT i zgłoszenie UBO. Przed rozpoczęciem sprzedaży w Belgii trzeba zarejestrować firmę dla potrzeb VAT — BDO zajmie się wnioskiem do odpowiedniego urzędu skarbowego, przygotowaniem informacji o planowanej działalności, kodach NACE/CPA oraz szacunkowym obrocie. Równolegle niezbędne jest zgłoszenie Ultimate Beneficial Ownerów (UBO) do centralnego rejestru beneficjentów rzeczywistych. BDO wskaże, jakie dane są wymagane (PESEL/ID, udziały procentowe, data nabycia) i zadba o zgodność z lokalnymi wymogami AML. Uwaga: brak prawidłowego zgłoszenia UBO może opóźnić inne procedury.
Obsługa płac, ZUS/ONSS i konto bankowe. Jeśli planujesz zatrudniać pracowników, BDO przygotuje rejestrację do belgijskiego systemu ubezpieczeń społecznych (ONSS/RSZ), wdroży system rozliczania wynagrodzeń i pomoże w przygotowaniu umów o pracę zgodnych z belgijskim prawem pracy. Doradcy pomogą też otworzyć konto firmowe w belgijskim banku albo wskazać rozwiązanie pozwalające na szybsze operacje (np. powierzenie rozliczeń płacowych BDO). To istotny etap, by zapewnić terminowe odprowadzanie składek i deklaracji.
Praktyczna checklista i przewidywany czas. Na koniec warto mieć przygotowaną krótką listę dokumentów i orientacyjny harmonogram współpracy:
- Dowody tożsamości właścicieli oraz dokumenty rejestrowe spółki (odpisy, statut), tłumaczenia jeśli potrzebne;
- Opis działalności i prognoza obrotów (do rejestracji VAT);
- Dane UBO (identyfikacja i procent udziałów);
- Pełnomocnictwo dla BDO, jeśli ma działać w Twoim imieniu.
Zwykle podstawowe rejestracje zajmują od 2 do 6 tygodni, zależnie od szybkości dostarczenia dokumentów i specyfiki działalności. BDO oferuje też zdalne onboardingi i podpisy elektroniczne, co ułatwia cały proces dla polskich firm. Dzięki takiemu, uporządkowanemu podejściu minimalizujesz ryzyko opóźnień i dodatkowych kosztów związanych z niekompletną dokumentacją.
Najczęstsze wyzwania polskich firm w Belgii i jak BDO pomaga — studia przypadków i praktyczna checklista
Najczęstsze wyzwania polskich firm w Belgii — wejście na belgijski rynek często odsłania problemy, których nie widać z Polski: skomplikowane zasady VAT (różne stawki i wymogi dla e‑commerce), wielojęzyczna administracja (niderlandzki/francuski), rygorystyczne terminy płatności i deklaracji, zagadnienia związane z zatrudnianiem pracowników transgranicznych oraz ryzyko powstania zakładu podatkowego (PE). Dodatkowo kwestia UBO i raportowania CRS, różnice w interpretacji kosztów uzyskania przychodu oraz wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji elektronicznej stanowią stałe źródło niepewności dla polskich przedsiębiorców.
Jak pomaga w praktyce: firma oferuje lokalne wsparcie podatkowo‑księgowe i HR, które ogranicza ryzyko błędów i kar. BDO dostarcza wielojęzyczny zespół, który reprezentuje klienta przed urzędami, prowadzi rejestracje VAT i NR BCE/BTW, przygotowuje deklaracje VAT i CIT, a także prowadzi obsługę płac zgodnie z lokalnymi przepisami. Dodatkowo BDO pomaga w analizie ryzyka PE, optymalizacji podatkowej zgodnej z prawem oraz przygotowaniu polityk transfer pricing. Dzięki narzędziom do elektronicznego obiegu dokumentów i automatyzacji księgowości minimalizuje ryzyko opóźnień i braków w dokumentacji.
Studium przypadku 1 — e‑commerce z Polski: klient sprzedający na platformach marketplace napotkał problem z wieloma rejestracjami VAT w Belgii i rozliczaniem sprzedaży B2C. BDO pomogło przeprowadzić jednolitą analizę transakcji, zarejestrować VAT, wdrożyć mechanizm fakturowania zgodny z belgijskimi wymogami oraz odzyskać nadpłaty VAT z poprzednich okresów. Efekt: skrócenie czasu obsługi rozliczeń i ograniczenie kosztów administracyjnych.
Studium przypadku 2 — firma IT delegująca pracowników: polska spółka czasowo wysyłała programistów do projektów w Belgii i niepewność co do A1/ubezpieczeń społecznych oraz ryzyka PE generowała koszty i obawy. BDO przeprowadziło audyt zatrudnienia, przygotowało umowy o delegowaniu oraz wskazało optymalne rozwiązania kadrowo‑płacowe, w tym prowadzenie belgijskich list płac i rozliczeń ZUS/A1. Wynik: zgodność z przepisami i minimalizacja ryzyka dodatkowych zobowiązań podatkowych.
Praktyczna checklista dla polskich firm planujących działalność w Belgii — kilka kluczowych kroków do odhaczenia przed i na starcie współpracy z doradcą:
- Zbadaj obowiązek rejestracji VAT i ewentualnej reprezentacji fiskalnej;
- Sprawdź wymogi dotyczące rejestracji spółki i numeru UBO;
- Przeprowadź analizę ryzyka powstania zakładu podatkowego (PE);
- Ustal zasady zatrudniania i rozliczeń płacowych (A1, ZUS, podatki lokalne);
- Wdroż system do elektronicznej księgowości i archiwizacji dokumentów;
- Poproś o audyt wstępny od BDO: ocena podatkowa, ryzyka VAT, propozycja modelu obsługi i kosztów;
- Umów SLA obejmujące terminy deklaracji, odpowedzialności i sposób komunikacji w języku polskim/angielskim/francuskim/niderlandzkim.
Skorzystanie z doświadczonego partnera takiego jak znacząco przyspiesza proces adaptacji i zmniejsza ryzyko kosztownych błędów.